Hướng dẫn chỉnh sửa dữ liệu trong Access

Categories: Tư vấn

Hướng dẫn chỉnh sửa dữ liệu trong Access

Bạn đã biết cách chỉnh sửa dữ liệu trong Access hiệu quả chưa? Hãy thao khảo bài viết dưới đây!

Mở rộng một field, hộp đặc tính hay hộp text để làm cho nó dễ chỉnh sửa hơn

1. Mở một trang dữ liệu hoặc trang đặc tính, hay một form trong khung xem Form.

2. Nhấp field mà bạn muốn chỉnh sửa.

3. Nhấn SHIFT+F2.

Để mở rộng một hộp đặc tính trong một trang đặc tính, bạn cũng có thể nhấp phải hộp đặc tính, rồi nhấp Zoom.

Chèn một giá trị mặc định trong một field

1. Mở một trang dữ liệu, hoặc mở một form trong khung xem Form.

2. Nhấp trong field mà tại đó bạn muốn chèn giá trị mặc định.

3. Nhấn CTRL+ALT+SPACEBAR.

Để xem giá trị mặc định trong một cơ sở dữ liệu Microsoft Access, hãy mở table trong khung xem Design và xem đặc tính DefaultValue. Để xem giá trị mặc định trong một dự án Microsoft Access, hãy hiển thị khung xem Column Properties trong một sơ đồ cơ sở dữ liệu và xem đặc tính cột Default Value.

Lặp lại giá trị từ record trước

Trong một record, bạn có thể chèn giá trị vốn trong cùng field trong record trước.

1. Mở một trang dữ liệu, hoặc mở một form trong khung xem Form.

2. Nhấp trong field mà tại đó bạn muốn chèn giá trị.

3. Nhấn CTRL+APOSTROPHE (’).

Chỉ định dữ liệu không hiện hữu bằng một chuỗi không chứa bất cứ ký tự nào

Để chỉ định dữ liệu không hiện hữu trong một cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bạn có thể nhập một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào vào một field Text hoặc Memo. Trong một dự án Microsoft Access vốn được nối với một cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, bạn có thể nhập một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào trong một field có loại dữ liệu là varchar hoặc nvarchar.

1. Mở một trang dữ liệu, hoặc mở một form trong khung xem Form.

2. Để nhập một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào trong field, hay gõ nhập hai dấu trích dẫn đôi mà không có mêt khoảng trống ở giữa (“ ”).

Field giữ lại một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào, mặc dù các dấu trích dẫn không hiển thị khi bạn di chuyển đến field khác hoặc đối tượng khác.

Bật hay tắt các tùy chọn AutoCorrect

Dùng AutoCorrect để tự động chỉnh sửa text mà bạn thường xuyên gõ nhập nhầm, và tự động thay thế các từ viết tắt bằng các tên dài. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một mục nhập “esq” cho “Martin R. Esquivel”. Bất cứ khi nào bạn gõ nhập esq được theo sau bởi một khoảng trống hay một dấu chấm, Microsoft Access sẽ tự động thay thế “esq” bằng tên Martin R. Esquivel. AutoCorrect hoạt động với text trong một trang dữ liệu và với text trong một form trong khung xem Form.

1. Trên menu Tools, nhấp AutoCorrect Options.

2. Thực hiện một hay nhiều bước sau:

Để bật hay tắt AutoCorrect, hãy chọn hoặc xóa chọn hộp kiểm Replace text as you type. AutoCorrect sẽ không chỉnh sửa text mà được gõ nhập trước khi bạn chọn hộp kiểm Replace text as you type.
Để cài đặt các tùy chọn viết hoa, hãy chọn hay xóa chọn 4 hộp kiểm đầu tiên trong hộp thoại.
Để bổ sung một mục nhập mà bạn muốn chỉnh sửa tự động, hãy thực hiện các bước sau:
Chọn hộp kiểm Replace text as you type.
Trong hộp Replace, hãy gõ nhập text mà bạn muốn chỉnh sửa tự động.
Trong hộp With, hãy gõ nhập text được chinh sứa.
Nhấp Add.

Để ngưng việc chỉnh sửa tự động của một mục nhập đặc trưng, hãy nhấp hạng mục trong danh sách các mục nhập, rồi nhấp Delete.

Bổ sung một mục nhập AutoCorrect trong khi đang kiểm tra chính tả

1. Trong hộp thoại Spelling, hãy chọn hạng mục đúng trong hộp Suggestions, hoặc chỉnh sửa text trong hộp Not In Dictionary.

2. Nhấp AutoCorrect trong hộp thoại Spelling. Khi bạn nhận một thông báo yêu cầu liệu bạn có muốn dùng từ này và tiếp tục kiểm tra hay không, hãy nhấp Yes.

Lần kế tiếp bạn gõ nhập text khi nó xuất hiện trước khi bạn chỉnh sửa nó trong hộp Not in Dictionary, Microsoft Access tự động chuyển nó sang text được chỉnh sửa.