Thế nào gọi là hộp thư bị “đóng băng”?

Bỗng một ngày đẹp trời nào đó, bạn không thể truy xuất hộp thư điện tử của mình bằng tiện ích Microsoft Outlook, hoặc nếu được thì tác vụ tải nội dung thư về từ máy chủ dịch vụ liên lục “gãy gánh” giữa đường mỗi khi bạn cố thử lại tác vụ này bằng cách nhấn liên tục vào nút Send/Receive trên thanh trình đơn.

Hãy bình tĩnh, rất có thể hộp thư của bạn đang bị nghẽn bởi ai đó đã vô tình gửi cho bạn một (hay nhiều) thư điện tử có dung lượng các tập tin đính kèm quá lớn. Thông thường, hầu hết dịch vụ thư điện tử hỗ trợ tổng dung lượng tối đa cho một hộp thư là 10MB.

Giải pháp cho tình trạng này

Trên thực tế, toàn bộ thư điện tử được gửi đến tài khoản của bạn được sắp xếp theo dạng hàng đợi (queue) trên máy chủ dịch vụ và chúng sẽ được tiện ích Outlook tải về theo nguyên tắc “đến trước – ra trước” (FIFO – First In First Out). Nếu chẳng may, thư điện tử gây ra hiện tượng tắc nghẽn lại nằm ở những vị trí đầu tiên thì bạn không tài nào biết được còn có bao nhiêu thư nữa ở đằng sau và sẽ rất phiền toái nếu đó là những thư điện tử quan trọng mà bạn cần trả lời gấp cho khách hàng, đối tác hay lãnh đạo.

Có một giải pháp khá đơn giản để “hóa giải” tình trạng này là bạn đừng yêu cầu Outlook tải về toàn bộ nội dung của các thư điện tử từ máy chủ dịch vụ, thay vào đó là yêu cầu chỉ tải về phần tiêu đề (header) của mỗi thư. Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên hướng xuống ở ngoài rìa nút Send/Receive, một trình đơn phụ sẽ xuất hiện, bạn chọn tài khoản hộp thư cần truy xuất và chọn Download Inbox Headers. Ngay lập tức, toàn bộ danh sách thư hiện có trên máy chủ sẽ xuất hiện, kèm theo là thông tin về dung lượng tập tin đính kèm. Khi này, các thư vẫn còn lưu trên máy chủ dịch vụ và công việc tiếp theo của bạn là đặt “mã lệnh” tương ứng cho mỗi thư.

Để tải về một thự, bạn nhấn chuột phải lên tiêu đề thư đó, chọn Mark to download Message(s) hay Delete để xóa thư đó. Lặp lại cách đánh dấu với các thư còn lại. Sau đó, bạn thực hiện các thao tác tương tự như khi tải về tiêu đề thư, nhưng lần này là chọn Process Marked Headers. Bằng cách này, Outlook sẽ được chỉ dẫn cụ thể cần thực hiện tác vụ tải về những thư nào và xóa trực tiếp trên máy chủ dịch vụ những thư nào dựa trên mã đánh dấu mà người dùng đã dán lên mỗi thư điện tử.

Dè chừng Outlook

Bạn bị khách hàng phàn nàn tại sao không trả lời thư điện tử mà họ đã gửi cho bạn trong tuần vừa qua, hay không nhận được thư điện tử từ người đồng nghiệp đang làm việc ở một văn phòng chi nhánh khác cho dù hai người này đều khẳng định đã gửi thư đi. Hãy tìm chúng ở hộp thư rác (Junk Email).

Trước vấn nạn thư rác, Microsoft đã cung cấp cho Outlook tính năng Junk Email để hạn chế đến mức tối đa những thư điện tử “không mời mà đến” lọt vào hộp thư chính của bạn. Tuy nhiên, cũng có không ít trường hợp, Junk Email nhận dạng lầm những thư điện tử của bạn bè, khách hàng, người thân là thư rác và ngay tức khắc “quẳng” chúng vào hộp thư Junk Email. Nếu không ngại đọc và xóa thư rác mỗi ngày, bạn hãy tắt tính năng này: trong Outlook, chọn Tools.Options, ở thẻ Preferences, nhấn Junk Email, ở thẻ Options, đánh dấu tùy chọn No Automatic Filtering và nhấn OK để kết thúc.

Song song với giải pháp tình thế đó, bạn còn có thể “thỏa hiệp” với Outlook bằng cách tạo ra một danh sách địa chỉ email người gửi an toàn (Safe Sender). Trong Outlook, bạn chọn Tools.Options, ở thẻ Preference, chọn Junk Email. Tiếp đến, ở thẻ Safe Senders, bạn đánh dấu hai tùy chọn ở phía cuối hộp thoại là Also trust e-mail from My Contacts và Automatically add people I e-mail to the Safe Senders List. Bằng cách này, Outlook sẽ xem các địa chỉ thư điện tử có trong danh bạ liên lạc Contacts của bạn và những địa chỉ thư điện tử mà bạn gửi đi là những địa chỉ an toàn (không phải là địa chỉ phát tán thư rác). Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung các địa chỉ thư điện tử khác vào danh sách Safe Senders.

Cần lưu ý, bạn nên thường xuyên kiểm tra hộp thư Junk Email vì tính năng “lọc” thư rác của Outlook nhiều khả năng sẽ tiếp tục nhận dạng lầm các thư điện tử có nguồn gốc rõ ràng nhưng lại không có tên trong danh sách Safe Senders, cũng như vô tình có những thuộc tính nào đó tương đồng với đặc điểm nhận dạng thư rác của Junk Email.